Több előkészülettel járnak az interneten is követhető rendezvények? Hogyan érjünk el interaktivitást? Online vagy offline legyen az esemény? Az imént mindössze pár kérdést soroltam fel azok sokaságából, melyekkel a rendezvényszervezésben dolgozóknak nap, mint nap szembesülniük kell. A cikkből megtudhatjátok, milyen nehézségekbe ütközik az ELTE Média rendezvényszervező csapata és milyen módon próbáljak meg a járvány okozta gondokat áthidalni.
Lassan megszámlálhatatlan lesz, hány iparágat hátráltatott, vagy sodort nehéz helyzetbe a koronavírus. Amikor a pandémia először felütötte a fejét hazánkban, kénytelenek voltunk felfüggeszteni az összes koncertet, rendezvényt, konferenciát. Amint azonban bővült a vírussal kapcsolatos tapasztalatunk és tudásunk, elkezdtünk alkalmazkodni a helyzethez, és megpróbáltuk a lehető legtöbbet kihozni a vírus kreálta komplikációkból.
Az ELTE Média őszi rendezvénysorozata számtalan eseményt tartalmaz a hallgatók számára, melyeket a szervezők már a vírusra való tekintettel rendeznek meg. Lessünk hát be a kulisszák mögé!
A rendezvényszervezők legalapvetőbb elhatározása az volt, hogy az eseményeket offline, illetve online módon is meg kell tartani, ami nagyobb előkészületeket igényel, mint korábban. Az esemény-népszerűsítő plakátok létjogosultsága értelmetlenné vált, azaz ésszerűtlen kinyomtatni és kihelyezni a plakátokat, ellenben érdemessé vált a Facebook eseményt részletessé és informatívvá tenni, és itt lehet plakáttal a vizuális élményt is növelni. A közösségi média különböző területein (Facebook, Instagram) ugyanúgy hasznos lehet reklámozni az adott eseményt. A szervezőknek minden esetben figyelembe kell venniük, hogy elsődlegesen offline eseménynek kell hirdetni a rendezvényt, és az utolsó pillanatban érdemes feldobni az online streamelés lehetőségét, így mindkét térben lesz érdeklődő, el lehet kerülni, hogy üres székek várják az előadókat.
Az eseményre való felkészülés mellett fontos és elengedhetetlen szerepe van a járványügyi rendelkezések betartásának és betartatásának. A vendégek létszámát korlátozni, valamint részvételüket– kontaktkutatás szempontjából- előzetes regisztrációhoz kellett kötni. A hivatalos dokumentumok elintézése a járványhelyzettől függetlenül fennáll, tehát sajtóközlemény kiadása és a meghívók küldése egy változatlan kötelezettség. Maszkot csak az éppen előadó személy veheti le, továbbá fontos a másfél méteres távolság betartása az egészség érdekében, ennek szellemében kell a kamerát, mikrofonokat elhelyezni. A szervezők elsődleges célja – bármilyen esemény kapcsán- az, hogy az érdeklődők jól érezzék magukat, ehhez azonban fontos funkció az interakció kialakítása. Erre az a megoldás született, hogy nemcsak a helyszínen, hanem online platformon keresztül is lehet komment formájában kérdezni, így a képernyő előtt ülők is az előadás részeként érezhetik magukat.
Szöveg: Póczik Dávid, Képek: Unsplash.