Kevés iparágnak tett jót a járványhelyzet, a rendezvényszervezést érthetően különösen érzékenyen érintette. Néhány hónap alatt mindenkinek meg kellett tanulni online „létezni” – Mohai Fannival az online és offline rendezvénykoordinációról beszélgettünk.
Volt valami különösebb oka, hogy a rendezvényszervezés felé gravitáltál?
Már a gimnáziumban is sok közösségi programot szerveztem az osztályunknak és általában az iskolának; az ELTE Médián több rendezvényért feleltem és gyakornokként is sajtótájékoztatókat, sajtóeseményeket szerveztünk. De nem úgy gondolok a rendezvényszervezésre, mint hivatásra. Ez is csak egy szelet az iparágból, amibe belekóstolok, megtanulom, hogyan kell jól csinálni.
Említetted az előadásodban, hogy egy nagyobb rendezvény előtt nyolc-tíz héttel már el kell kezdeni az esemény meghirdetését. Van olyan social media felület, ami hatékonyabbnak bizonyult a többinél?
Ez főleg a rendezvény jellegétől függ. A mi rendezvényeinkre a legtöbb jelentkező nem a közösségi médián, hanem a mail-es hírleveleken keresztül érkezik. Ők általában azok, akik már korábbi eseményeinken is részt vettek. Az összes kiadványunknak van saját hírlevele – abba rakhatunk bannereket; az adott kiadvány szerzői cikkezni is szoktak a rendezvényről. Főleg a Kreatív rendezvényei azok, ahol fontosabb szerepe van a közösségi médiának.
Van ma még bármi létjogosultsága az offline meghirdetésnek?
Ha bizonyos, adott térben gyakran jelenlévő közösségnek szervezel bármit, vagy nagyon nagy büdzsével dolgozol, akkor biztos, hogy van. Az egyik médiaügynökség vezetősége a márciusi lezárásokkor például elgondolkodott, hogy használjanak-e egyáltalán plakátfelületeket. Aztán megnézték a Waze-ben, hogy átlagosan melyik csomópontoknál közlekedik a legtöbb ember – ez alapján foglaltak végül plakátokat.
Egy 2-300 fős rendezvény koordinátoraként dolgozik valaki a kezed alá, vagy svájci bicskaként kell működnöd?
Én nagyon szerencsés vagyok, mert olyan kollegáim vannak, akik tűzbe tennék egymásért a kezüket; ilyenkor automatikusan mindenki alárendeli magát az adott projektmenedzsernek. Nem a várható létszámhoz igazodunk, azt nézzük, hány feladatunk van, és azok milyenek. A hostesseket a regisztrációhoz és a technikai csapatot szoktuk csak „kívülről” igényelni.
Úgy is fogalmaztál, „a technika ördöge sosem alszik”. Konkrét esetből indultál ki?
Szeptember elején például az A38-on volt egy rendezvény, abban a teremben egész nyáron nem használták a projektort. A technikai állás a terem végén van – a projektorral egy többméteres kábel köti össze. Ez a kábel viszont valahol megtört, fél órával a kezdés előtt kezdték létráról, szigszalaggal rögzíteni az újat. Az első előadás alatt viszont mégis elszállt a projektor, végül a hangfalvásznakat használtuk vetítőfelületnek, és nekem kellett az előadóval lépést tartva továbbugrálnom a diákon.
Az ember ma már rengeteg, teljes körű szolgáltatást nyújtó rendezvényszervező ügynökség közül válogathat. Cégként megéri ma saját szervezőt alkalmazni, ha az ügynökségek egyre több igényt elégítenek ki?
Ezek az ügynökségek ma már tartalomszervezéssel is foglalkoznak. Egy jól megírt – például a kor- és célcsoportot részletező – brief alapján előadót is tudnak hozni. Az ügynökségek előnye, hogy rengeteg tapasztalattal rendelkeznek, megvannak a bejáratott kapcsolataik és helyszíneik. Vannak ügynökségek, amiknek már saját maguk által kezelt helyszínei vannak. Egy rendezvényszervező ügynökségnél sokkal jobbat nem tudsz találni egy esemény lebonyolításához.
A járvány majdnem minden iparágat hidegzuhanyként ért, talán az egyik leglátványosabb kár mégis a rendezvényszervezést érte. Könnyebb vagy nehezebb online szervezőnek lenni?
Szerintem nehezebb. Meg kellett tanulni egy teljesen új felületen működni. Márciusban sokan kezdtek gondolkodni, hogy hogyan lehetne az online térben rendezvényt szervezni; nagyon sokan tulajdonképpen annyit csináltak, hogy az eredeti koncepciót átrakták online felületre, kvázi „beszélő fejekké” váltak. Ez egy ideig nagyon érdekes is tud lenni, de utána nagyon unalmas. Pont a rendezvények savát-borsát veszi el, ha online térbe kerülnek. Egy ilyen eseményen egyszerre van jelen sok iparági szereplő – adott esetben olyan dolgokról is tudtok beszélni, amiről e-mailt már nem írnál. Erre egyelőre még nincs megoldás. Ami nagy paradigmaváltás, hogy muszáj átalakítani a rendszert – rendezvényszervezőből most kevesebb kell, de bővülni kell stúdióval, rendezőkkel, operatőrökkel, vágóval.
Az interjút Horváth Gergely készítette. Nyitókép: Pexels.